L'ispezione documentale si estende a tutti i libri, registri, documenti e scritture, compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sono obbligatorie, che si trovano nei locali in cui l'impresa esercita la propria attività (corrispondenza commerciale, piani di budget, contabilità dei costi, eccetera).

In seguito alla richiesta dei verificatori il soggetto verificato deve esibire la "documentazione obbligatoria" (libri, registri, scritture e documenti).

Qualora il contribuente dichiari che le scritture contabili o altri documenti siano detenuti da terzi, quali commercialisti o altri professionisti, i verificatori devono recarsi presso il depositario onde procedere all'acquisizione dei documenti in parola.

Se non esibita, perché non posseduta o perché vi è l'intenzione di sottrarla all'attività di verifica, tale documentazione non potrà essere presa in considerazione a favore del contribuente, sia ai fini dell'accertamento che in sede contenziosa.

Inoltre, l'omessa tenuta, l'indisponibilità o il rifiuto di fornire una o più delle scritture contabili obbligatorie può comportare la determinazione in via induttiva del reddito d'impresa e del debito IVA.

Anche la documentazione non obbligatoria deve essere esibita in seguito ad una esplicita richiesta da parte dei verificatori, sulla base di specifiche esigenze conoscitive di questi, adeguatamente rappresentate al contribuente stesso. Il rifiuto all'esibizione comporta in ogni caso che tali documenti non potranno essere utilizzati a favore del contribuente.

I verificatori possono procedere all'effettuazione di ricerche anche contro l'opposizione del soggetto controllato. Per procedere, durante l'accesso, a perquisizioni personali e all'apertura coattiva di pieghi sigillati, borse, casseforti, mobili, ripostigli e simili è necessaria l'autorizzazione della Procura della Repubblica o dell'autorità giudiziaria più vicina. Nelle more delle decisioni del magistrato, i verificatori possono adottare ogni cautela, fra cui anche il piantonamento e/o la sigillatura, per impedire che il soggetto sottoposto a verifica possa compiere qualsiasi attività volta ad occultare o distruggere il materiale ivi contenuto.

Tanto in caso di apertura coattiva, quanto nel caso di perquisizione personale, dovranno essere redatti autonomi processi verbali.

I verificatori possono acquisire la documentazione (contabile o extracontabile) che viene rinvenuta nel corso della verifica anche se relativa ad altre attività riconducibili al medesimo soggetto verificato o relativa ad altri soggetti, qualora ritengano che sia necessaria sottoporla ad ispezione documentale. Tuttavia, in tale ipotesi devono dare il formale avvio di una distinta attività ispettiva nei riguardi della attività o del soggetto cui la documentazione è riconducibile.

La verifica è generalmente orientata ad una analisi dei supporti informatici utilizzati dall'impresa oggetto di verifica. In particolare, i verificatori, possono acquisire, mediante l'intervento di personale qualificato, sia direttamente i supporti informatici (cd, dvd, hard-disk esterni, penne USB, eccetera), sia i dati presenti negli elaboratori o nel server centrale mediante trasferimento su supporto esterno (cosiddetto back-up).

Tutte le operazioni devono essere realizzate con l'assistenza di personale specializzato dipendente dal soggetto verificato. In caso di opposizione da parte del contribuente i verificatori non possono eseguire le operazioni direttamente sugli apparati dello stesso ma hanno facoltà di riversare i dati presenti sui supporti informatici del soggetto verificato su diversi supporti informatici, appositamente predisposti, e procedere ad una loro successiva elaborazione in altra sede. È altresì possibile che siano ricercate e/o richieste le c.d. "copie di back-up" effettuate nei giorni antecedenti alla verifica per accertare la presenza di dati eventualmente cancellati dal sistema nel momento dell'accesso.

Con particolare riferimento alle e-mail sia interne che esterne trovano applicazione le disposizioni previste per l'acquisizione e l'esame di documentazione contenuta in plichi sigillati, di talché le mail già "aperte" e visionate dal destinatario sono direttamente acquisibili dai verificatori, mentre quelle non ancora lette vanno acquisite sulla scorta di apposito provvedimento di autorizzazione dell'Autorità Giudiziaria. Difatti anche le e-mail costituiscono una forma di corrispondenza per cui sono acquisibili da parte dell'Amministrazione Finanziaria. Il loro valore probatorio, analogo a quello di una comunicazione scritta cartacea, dipende ovviamente dal contenuto.

Una particolare casistica riguarda documenti informatici ed e-mail conservati non su server aziendali, ma presso provider terzi o in cloud. In tale ipotesi, laddove non sia possibile stabilire la riferibilità del "magazzino virtuale" dei dati al contribuente ma esso appaia avere natura personale, è opportuno che i verificatori che stanno agendo nell'ambito degli ordinari poteri di polizia tributaria ottengano una autorizzazione dell'Autorità Giudiziaria.

È importante evidenziare che l'articolo 52, comma 9, del DPR n. 633/1972 prescrive che i verificatori che procedono all'accesso nei confronti di soggetti che si avvalgono di sistemi meccanografici, elettronici e simili hanno facoltà di provvedere all'elaborazione dei supporti fisici al di fuori dei locali del contribuente nei quali viene eseguito l'accesso qualora il contribuente non consenta l'utilizzazione dei propri impianti e del proprio personale

Al termine delle operazioni di accesso e dopo aver eseguito le necessarie ricerche, ispezioni e verifiche, i verificatori possono:

prelevare la documentazione acquisita per analizzarla presso i propri uffici, allo scopo di arrecare la minore turbativa possibile all'attività del soggetto sottoposto a controllo;

lasciare la predetta documentazione presso i locali del contribuente, ai fini delle successive attività di verifica, in tale ipotesi i verificatori possono adottare idonee cautele atte ad impedirne l'alterazione (sigillatura, eccetera).

In ogni caso, dopo aver ultimato le attività ispettive giornaliere i verificatori devono elencare dettagliatamente nel processo verbale tutti i documenti acquisiti.

I verificatori possono procedere al sequestro delle scritture e dei documenti rinvenuti durante il controllo ma soltanto se non è possibile riprodurne o farne constare il contenuto nel verbale, nonché in caso di mancata accettazione del contenuto del verbale, da parte del contribuente.

Non possono essere sequestrati i libri ed i registri obbligatori. I verificatori possono tuttavia:

• eseguirne o farne eseguire copie o estratti;
• apporre, nelle parti che interessano, la propria firma o sigla, insieme con la data ed il bollo d'ufficio;
• adottare le cautele atte ad impedire l'alterazione e la sottrazione dei libri e dei registri.